När ska/kan arbetsgivare ge en skriftlig varning?

Bakgrund
Det kan upplevas väldigt oklart för en arbetsgivare att veta vad som kan och ska göras när en medarbetare missköter sig samt veta vilka åtgärder som bör övervägas. Det viktigaste i processen är dokumentationen. Att dokumentera misskötsamheten/överträdelserna är oerhört viktigt, särskilt om det kommer till att arbetsgivaren vill avsluta anställningen. I en sådan situation har arbetsgivaren bevisbördan och den skriftliga dokumentationen är avgörande.
Här ska vi därför redogöra för när ni som arbetsgivare bör dokumentera misskötsamhet på arbetsplatsen och vad som krävs för att ni ska kunna utge en tillrättavisning eller en så kallad skriftlig erinran och därefter överväga uppsägning på grund av personliga skäl.

En skriftlig erinran eller varning är ingen bestraffning eller något som en arbetsgivare ska använda frikostigt. Det är arbetsgivaren som har bevisbördan för den misskötsamhet som har skett och att bevisa att medarbetaren gjort sig skyldig för brott mot dennes anställningsavtal eller interna riktlinjer och policys såsom exempelvis personalhandbok. Om händelsen inte är sakligt grundad eller riktas till medarbetaren personligen bör en skriftlig erinran undvikas.

Ni som arbetsgivare behöver oftast vidta flera åtgärder/utfärda fler än en skriftlig erinran innan ni kan säga upp en anställd på grund av personliga skäl. Hur många skriftliga erinringar som måste utfärdas är olika och måste bedömas från fall.
Små överträdelser, som att komma för sent till arbetsplatsen eller ha på sig fel arbetskläder (om det inte räknas som skyddsutrustning) anses vara lindriga överträdelser och det krävs att beteendet återupprepas innan det blir fråga om en skriftlig erinran. Sedan finns det grövre överträdelser såsom att en anställd i butiksverksamhet stänger butiken innan ordinarie öppettider passerat.
Eller att en anställd som har ansvar för minderåriga inte fullgör sitt arbetsmiljöansvar. Detta då minderåriga täcks av arbetsmiljöföreskrifter som är direkt straffsanktionerliga m.m.
Det ska därför göras en proportionalitetsbedömning. Det innebär att misskötsamheten ska ställas i relation till den skada som har, eller kunde ha uppkommit, samt sannolikheten att det som anses ha hänt faktiskt har förekommit.
Ibland har arbetsgivaren inte hela bilden. Utred därför noga misskötsamheten och kom ihåg att ni som arbetsgivare har en så kallad lojalitetsplikt mot era anställda. Detta innebär att ni har en skyldighet att förutsätta det bästa vid utredningen och inte bestraffa en anställd utan att i stället få en förklaring som utgångspunkt. Om ni som arbetsgivare därmed står inför en situation där ni överväger att avsluta en anställning eller utfärda en skriftlig erinran så kontakta din HR avdelning, arbetsgivarorganisation eller HR konsult så kan ni få hjälp och stöd med den bedömningen. Att ge ut en skriftlig erinran kan få stora konsekvenser och kosta företaget mycket, både i form av faktiska kostnader, men även dålig publicitet.

När ska vi börja dokumentera?
Så tidigt som möjligt. Innan en skriftlig erinran utfärdas har arbetsgivaren bevisbördan för vad som har hänt, det är därför väsentligt att händelserna är noga dokumenterade och tydligt formulerade, gärna med handlingsplan för förbättring. Detta görs enklast med ett samtalsprotokoll där ni tydliggör för medarbetaren i samtalet att vi dokumenterar samtalet. Det är ingen disciplinär åtgärd eller betungande dokument utan finns enbart till för att vi ska kunna följa upp det vi har pratat om. Skulle medarbetaren därefter inte vilja skriva under samtalsprotokollet eller en skriftlig erinran saknar det betydelse, då är det viktiga att ni har med er en representant/kollega i mötet som kan vittna om att medarbetaren har fått ta del av informationen och att denne skriver under i den anställdes plats. Finns denna dokumentation på plats och det bryter mot skäliga bestämmelser i personalhandbok eller anställningsavtal kan ni givetvis utge en skriftlig erinran som nästa steg.

Hoppas att detta inlägg har varit informativt. Vår målsättning är att konkretisera ett brett ämne och förhoppningsvis göra det lite tydligare för er som arbetsgivare vad ni bör beakta. Kvarstår det frågor efter inlägget är ni välkomna att kontakta oss.