Många skulle nog säga att distansarbete eller så kallat hybrid arbete där medarbetaren jobbar delvis på kontor och delvis från hemmet är det nya vanliga. Pandemin har satt större krav på arbetsgivare att hitta en helhetslösning där arbetstagarna kan jobba hemifrån för att minska smittspridningen. Något som lätt glöms bort är att situationen under pandemin rättsligt hanteras som en temporär situation. Vill en arbetsgivare fortsätta att erbjuda möjligheten till distansarbete så finns det flertalet aspekter att ta hänsyn till.
Det som många först tänker på är den arbetsmiljömässiga aspekten. Denna ställer krav på nya processer, rutiner och riktlinjer för att säkerställa att medarbetarna inte utsätts för arbetsmiljörisker så som ohälsa och olycksfall. Som arbetsgivare har du samma arbetsmiljöansvar när det gäller distansarbete som om arbetet hade utförts på annat arbetsställe. Detta innebär att du som arbetsgivare måste hjälpa dina anställda att skapa en god och trygg arbetsmiljö där du förebygger att dina anställda utsätts för ohälsa eller olycksfall (enligt arbetsmiljölagen).
En arbetsgivare oavsett storlek ska även ha vad som benämns systematiskt arbetsmiljöarbete. Där finns tydliga rutiner för hur företaget upptäcker risker i arbetsmiljön och hur dessa ska rapporteras, åtgärdas och följas upp. Det ska inte göras någon skillnad om medarbetaren jobbar på distans eller enbart från kontoret. Det är snarare så att kraven blir större desto längre tid distansarbete pågår.
Det kan då vara lämpligt att sätta upp nya rutiner där du som arbetsgivare går igenom hur det fungerar i er verksamhet. Till exempel kring hur ofta ni ska ha obligatoriska möten med personalen, hur ni ska utreda om alla har samma tekniska förutsättningar och möjlighet till återhämtning. Har medarbetare befogenheter att beställa hem stödverktyg och program. Hur skapas en delaktig arbetsmiljö under de nya förutsättningarna.
En rekommendation är att personer som ska arbeta mycket på distans får särskild utbildning i exempelvis hur de genomför skyddsronder, så att de har möjlighet att genomföra en på sin distansarbetsplats.
Om du som arbetsgivare avser att distansarbetet ska vara på mer än 49 procent av arbetstagarens arbetstid måste det även upprättas en skriftlig överenskommelse/anställningsavtal som redogör detta. Detta då huvudarbetsplatsen ändras.
Avtalet bör även ta upp hur ämnen som:
Avslutningsvis bör arbetsgivaren även ha en tydlig plan för hur företagskulturen och internkommunikationen ska hanteras så att det inte bildas olika grupperingar för de som är på kontoret och de som inte är det och hur arbetsgivaren uppmärksammar tidiga sjukdomssignaler och fångar upp hur medarbetarna faktiskt mår.
Är ni osäkra på hur ni skulle kunna genomföra en omläggning till hybrid eller distansarbete är ni välkomna att kontakta några av våra konsulter så berättar vi gärna mer.
Vi avsäger oss allt ansvar över att innehållet i texten är aktuellt och i linje med gällande lagar, regler och förordningar inom det skrivna ämnet vid tid för läsning. Vi kan därmed inte garantera att texten är aktuell eftersom uppdateringar sker kontinuerligt och siffror, uttalanden i texten och annat kan vara inaktuellt när du läser det. Därför är det viktigt att Ha i åtanke när inlägget skrivits och vara kritisk till att förändringar kan ha skett sedan publiceringen av inlägget.
Vill du vara säker på att informationen är aktuell, hjälper vi dig mer än gärna genom rådgivning och stöd. Kontakta oss för mer information.