En lönerevision är lätt att göra till en fråga om procent och löneutrymme. Men en bra lönerevision handlar om betydligt mer. Den handlar om hur ni värderar prestation, ansvar och kompetens, och hur ni kan förklara era beslut.
För arbetsgivaren finns tre avgörande delar:
- att sätta rätt lön
- att kommunicera den på ett bra sätt
- och att kunna stå för sina beslut i dialogen med facket och medarbetare
Do's:
Utgå från tydliga lönekriterier. Bestäm vad som ska påverka lönen och se till att cheferna använder kriterierna på ett så konsekvent sätt som möjligt.
Titta på helheten. Bedöm inte bara vad medarbetaren har gjort under det senaste året. Titta på prestation, ansvar, kompetens och utveckling över tid.
Titta på lönestrukturen. Fråga er varför olika personer har olika lön. Finns det sakliga skäl? Hur ligger personen till jämfört med andra som har liknande arbete eller ansvar?
Våga hantera historiska fel. Lönerevisionen är ett bra tillfälle att identifiera löner som av historiska skäl hamnat fel. Alla löneskillnader ska inte jämnas ut, men ni bör kunna förklara dem för att säkerställa att det inte finns felaktiga löneskillnader.
Don't
- Att låta ”magkänslan” styra lönen.
- Att den som är bäst på att argumentera får mest.
- Att utgå från tidigare lön utan att fundera på om den fortfarande är rimlig.
- Att jämföra medarbetare enbart utifrån prestation när deras roller och ansvar skiljer sig åt.
- Att ge samma procent till alla bara för att det är enkelt.
En bra kontrollfråga är: Kan vi förklara varför just den här personen får just den här lönen?
Lönesamtalet är inte rätt tillfälle att börja fundera på hur ni ska motivera beslutet.
Chefen ska veta varför lönen blev som den blev och kunna förklara det på ett enkelt och tydligt sätt.
Do's
Börja med helheten. Hur har medarbetaren presterat och vilket ansvar har personen tagit?
Var sedan konkret kring lönen. Vad har påverkat utfallet och vad behöver utvecklas framåt?
Lyssna också. Ett lönesamtal är inte bara information från chef till medarbetare. Medarbetarens reaktion kan ge viktig information om hur löneprocessen uppfattas.
Don't
-”Du får 2,8 procent eftersom det var det vi hade att fördela.”
-”Alla får ungefär samma.”
-”HR har bestämt.”
-Att börja förhandla om lönen i själva lönesamtalet om processen inte bygger på individuell förhandling.
-Att lova framtida löneökningar som arbetsgivaren inte kan garantera.
Istället bör chefen kunna säga:
”Det här är din nya lön och jag vill förklara hur vi har resonerat.”
Det skapar en helt annan kvalitet i samtalet.
Den fackliga dialogen blir betydligt enklare om arbetsgivaren själv har kontroll över sin lönestruktur.
Do's
Var tydlig med:
Ha underlaget klart innan förhandlingen börjar.
Tänk också på att fackets frågor kan vara värdefulla. Om samma typ av frågor återkommer kan det vara ett tecken på att löneprocessen eller lönestrukturen behöver bli tydligare.
Don't
- Att komma oförberedd och börja leta efter argument under mötet.
- Att försvara varje enskild lön utan att kunna förklara den bakomliggande principen.
- Att ändra argumentation från person till person.
- Att blanda ihop verksamhetens lönepolitik med vad en enskild chef ”tycker”.
- Att se facket som en motpart som måste besegras.
En bra förhandling bygger på att arbetsgivaren vet varför man har fattat sina beslut – och kan förklara dem konsekvent.
Innan årets nya löner fastställs, ställ tre enkla frågor:
1. Är lönen sakligt motiverad? Kan vi förklara varför personen får den här lönen?
2. Är lönen rimlig i relation till andra? Hur ser personen ut i förhållande till andra med liknande arbete, ansvar och kompetens?
3. Kan vi stå för beslutet? Kan chef, HR och ledning ge samma förklaring om medarbetaren eller facket frågar?
Om svaret är ja har ni en betydligt starkare grund.
Det kanske viktigaste är att inte börja med frågan:
”Hur många procent får vi fördela?”
Börja istället med:
”Vilka löner vill vi ha i vår organisation – och varför?”
När den frågan är besvarad blir det lättare att fördela löneutrymmet, genomföra bra lönesamtal och möta facket med en tydlig argumentation.
Och framför allt: en bra lönerevision ska inte bara kunna genomföras, den ska kunna förklaras.
Behöver er verksamhet hjälp med att sätta rutiner och riktlinjer för lön, lönesättning, lönerevisionen eller lönekartläggningen? Kontakta oss så hjälper vi er säkerställa att era löner sätt utifrån klara och tydliga strukturer!