Angelica Holmberg
Forskningsavdrag i arbetsgivardeklarationen
Som arbetsgivare kan ni i vissa fall få sänkt arbetsgivaravgift för medarbetare som arbetar med forskning och utveckling. För att forskningsavdrag ska kunna användas behöver arbetet uppfylla reglerna i socialavgiftslagen. Det betyder att det inte räcker att arbetet känns utvecklande eller innovativt i vardagen. Arbetet måste faktiskt räknas som forskning eller utveckling enligt lagens definition.
Forskning handlar om att ta fram ny kunskap som inte redan är känd. Utveckling handlar om att använda forskningsresultat för att skapa nya, eller tydligt förbättrade, produkter, tjänster eller processer. Det behöver finnas en tydlig koppling till forskningsresultat, vilket gör att vanligt löpande förbättringsarbete normalt inte omfattas. Ett exempel kan vara att ett företag tar fram ny kunskap om ett material eller använder testresultat för att utveckla en ny digital tjänst.
Det här behöver ni tänka på
För att avdraget ska gälla behöver arbetet vara planerat, strukturerat och kvalificerat. Det betyder att ni ska kunna visa att arbetet följer en tydlig metod eller projektplan och att medarbetaren arbetar direkt med forskning eller utveckling. Arbetsuppgifter som administration, allmän projektledning, service, underhåll, kvalitetssäkring eller marknadsföring räknas normalt inte in. Arbetet ska också ske i kommersiellt syfte, alltså bidra till affärsnytta i verksamheten. Offentligt finansierade projekt omfattas normalt inte.
Från och med 1 juli 2021 behöver den anställda arbeta med forskning eller utveckling i minst 50 procent av sin faktiska arbetstid och minst 15 timmar per månad. Ni som arbetsgivare behöver kunna visa att kraven är uppfyllda för varje redovisningsperiod och för varje berörd medarbetare.
Det finns ingen exakt lista över vilka dokument som alltid måste finnas, men ni behöver ha underlag som tydligt visar varför avdraget kan användas.
Exempel på underlag
Underlagen behöver visa både vad arbetet består av och vilka medarbetare som omfattas. Det kan till exempel vara tidrapporter, projektbeskrivningar, planeringsunderlag, bemanningsunderlag, uppgifter om finansiering och forskningsrapporter. Om ni använder forskningsrapporter eller liknande som stöd är det bra att också beskriva med egna ord hur arbetet har bedrivits och hur det hänger ihop med forskningen.
Kort sagt behöver ni kunna visa att arbetet verkligen är forskning eller utveckling, att det är planerat och kvalificerat, att det sker i kommersiellt syfte och att rätt medarbetare arbetar med detta i tillräcklig omfattning. Med tydlig dokumentation blir det enklare att bedöma om forskningsavdrag kan användas.
Kontakta oss på Lön & HR Bolaget
Om ni vill ha stöd i bedömningen av om ert arbete omfattas av reglerna för forskningsavdrag hjälper vi gärna till. Vi kan stötta er i att tolka kraven, se över underlagen och skapa en tydlig struktur som gör det enklare att känna trygghet i hanteringen.
