Som arbetsgivare kan det vara svårt att veta varför vissa dokument, policys och rutiner bör finnas inom ett företag. En personalhandbok är därför ett bra verktyg att använda för att samla all information som kan vara bra för en medarbetare att ha tillgång till för att kunna lära känna företagets rutiner, arbetssätt samt besvara olika frågor som kan uppkomma. Nedan kommer vi att gå igenom vad som bör finnas med i en personalhandbok och vad det egentligen är för något.
Vad är en personalhandbok?
Kortfattat så är en personalhandbok en skriftlig guide som på ett metodiskt sätt beskriver företagets arbetssätt och rutiner.
Varför bör man ha en personalhandbok?
En personalhandbok är ett bra verktyg inom ett företag för att samla, beskriva arbetssätt, personalpolitik och de rutiner som finns inom verksamheten. En personalhandbok är till stor nytta för alla medarbetare, både chefer och anställda i och med att den tydliggör hur en specifik uppgift eller situation ska hanteras. Att ha information samlad på samma ställe gör det både smidigt och tidseffektivt då alla i företaget vet vart de kan finna informationen de söker efter.
Att ha en personalhandbok på plats ökar även transparensen och tydligheten i ett företag, samma regler gäller för alla. Om ditt företag inte har en funktion för personalfrågor eller att den inte är fysiskt på plats så kan en personalhandbok ge extra trygghet då den ger svar på de allra vanligaste frågorna som en medarbetare kan ha.
Vad bör en personalhandbok innehålla?
En personalhandbok kan ses som företagets lathund och bör innehålla hela personalcykeln från nyanställning till avslut/pension.
Viktiga delar i en personalhandbok kan vara:
| - Anställning | - Arbetstider | - Restid |
| - Förmåner | - Ledighet | - Frånvaro |
| - Försäkringar | - Utveckling | - Ersättningar |
| - Uppsägning | - Rehabilitering | - Sekretess |
| - Arbetsredskap | - Miljö | - Semesterpolicy |
Andra delar som kan vara viktiga är företagets policys och rutiner mot exempelvis alkohol och droger eller kränkande särbehandling. Men för att personalhandboken inte ska vara för tung kan dessa ha en kort beskrivning och sedan innehålla en länk eller hänvisning till mer detaljerad information.
Vem är ansvarig och hur ofta bör den ses över?
Vanligtvis är det företagets HR-funktion som är ansvarig för personalfrågor och därmed även personalhandboken, men om HR-funktionen inte finns på plats är det oftast bolagets VD som är ytterst ansvarig. Det finns dock inga krav eller regler kring vem som ska ansvara för personalhandboken, utan det bör vara en funktion som företaget anser bäst lämpad.
En personalhandbok bör ses som ett levande dokument och borde därmed uppdateras när det sker förändringar inom organisationens rutiner och riktlinjer.
Behöver du hjälp med att upprätta en personalhandbok eller komplettera er befintliga? Tveka inte på att höra av er till oss på Lön & HR bolaget så hjälper vi dig med alla dina frågor gällande Lön och HR.
Vi avsäger oss allt ansvar över att innehållet i texten är aktuellt och i linje med gällande lagar, regler och förordningar inom det skrivna ämnet vid tid för läsning. Vi kan därmed inte garantera att texten är aktuell eftersom uppdateringar sker kontinuerligt och siffror, uttalanden i texten och annat kan vara inaktuellt när du läser det. Därför är det viktigt att Ha i åtanke när inlägget skrivits och vara kritisk till att förändringar kan ha skett sedan publiceringen av inlägget.
Vill du vara säker på att informationen är aktuell, hjälper vi dig mer än gärna genom rådgivning och stöd. Kontakta oss för mer information.