Vad är GDPR och hur påverkar det mitt företag?

GDPR, eller General Data Protection Regulation, är en europeisk dataskyddsförordning som trädde i kraft den 25 maj 2018. Den är utformad för att stärka skyddet av personuppgifter för individer inom EU och ställer höga krav på hur företag hanterar och skyddar dessa uppgifter. Om ditt företag hanterar personuppgifter, vilket de flesta företag gör, är det avgörande att du förstår vad GDPR innebär och hur det påverkar din verksamhet.

Vad är GDPR?
GDPR är en förordning som syftar till att ge individer mer kontroll över sina personuppgifter och harmonisera dataskyddslagarna inom EU. Personuppgifter kan vara allt från namn, adress och telefonnummer till IP-adresser, e-postadresser och annan information som kan användas för att identifiera en person.

De grundläggande principerna i GDPR inkluderar:

1. Lagenlighet, korrekthet och öppenhet: Personuppgifter måste behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt gentemot den registrerade individen.

2. Ändamålsbegränsning: Personuppgifter ska samlas in för specifika, uttryckliga och legitima ändamål och inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.

3. Uppgiftsminimering: Endast de uppgifter som är nödvändiga för ändamålet ska samlas in och behandlas.

4. Riktighet: Personuppgifter ska vara korrekta och uppdaterade.

5. Lagringsminimering: Uppgifter ska inte lagras längre än vad som är nödvändigt för de ändamål de behandlas för.

6. Integritet och konfidentialitet: Personuppgifter ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet, inklusive skydd mot obehörig eller olaglig behandling och mot oavsiktlig förlust, förstöring eller skada.

Hur påverkar GDPR ditt företag?
GDPR påverkar alla företag som hanterar personuppgifter om individer inom EU, oavsett var företaget är baserat. Här är några sätt som GDPR kan påverka din verksamhet:

1. Samtycke: GDPR kräver att företag får tydligt och informerat samtycke från individer innan deras personuppgifter behandlas. Detta innebär att du måste vara transparent om hur du samlar in, använder och lagrar personuppgifter.

2. Rättigheter för registrerade personer: Individer har rättigheter under GDPR, inklusive rätten att få tillgång till sina uppgifter, rätten att korrigera felaktiga uppgifter, rätten att bli glömd och rätten att begränsa behandlingen av sina uppgifter. Ditt företag måste ha rutiner för att hantera sådana förfrågningar.

3. Datasäkerhet: GDPR ställer krav på att företag implementerar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter. Detta kan inkludera kryptering, åtkomstkontroller och regelbunden övervakning av säkerhetsåtgärder.

4. Rapportering av dataintrång: Om ditt företag drabbas av ett dataintrång som påverkar personuppgifter, måste du rapportera detta till dataskyddsmyndigheten inom 72 timmar. I vissa fall måste du även informera de individer vars uppgifter har läckt.

5. Sanktioner: GDPR kan medföra betydande böter för företag som inte följer förordningen. Böterna kan uppgå till 20 miljoner euro eller 4 % av företagets globala omsättning, beroende på vilket belopp som är högst.

Hur kan du säkerställa att ditt företag följer GDPR?
För att säkerställa att ditt företag följer GDPR, bör du överväga att:

• Kartlägga personuppgifter: Identifiera vilka personuppgifter ditt företag behandlar, var de lagras och hur de skyddas. Något som är vanligt är att tex. ha ett GDPR säkert system vid exempelvis rekrytering. 
• Uppdatera samtyckesformulär: Se till att dina samtyckesformulär uppfyller GDPR-kraven och att du tydligt informerar om hur personuppgifter används.
• Utbilda personalen: Utbilda dina anställda om GDPR och vikten av dataskydd för att säkerställa att alla i företaget förstår sina skyldigheter. Vad är okej att skicka via exempelvis mejl och inte?
• Granska och uppdatera policyer: Se över dina befintliga integritetspolicyer och säkerställ att de överensstämmer med GDPR. Det är även här viktigt att all personal är uppdaterad och har koll på verksamhetens policys för att missar inte ska göras. 

GDPR har förändrat hur företag måste hantera personuppgifter och ställer höga krav på dataskydd och integritet. Genom att följa förordningen kan du inte bara undvika allvarliga böter, utan också bygga förtroende hos dina kunder och skapa en säkrare arbetsmiljö.

Behöver du hjälp med att säkerställa att ditt företag följer GDPR? Kontakta oss på Lön & HR bolaget för professionell rådgivning och stöd. Vi hjälper dig att navigera genom GDPR och implementera de nödvändiga åtgärderna för att skydda ditt företag och dina kunders personuppgifter.