Så håller du i ett bra lönesamtal som chef

Att som chef hålla i lönesamtal kan både kännas nervöst och lite jobbigt då lön kan vara ett känsligt ämne för många. Kommer medarbetaren bli nöjd? Kommer det påverka prestationen negativt, eller positivt? Ett lönesamtal ska inte behöva vara jobbigt, med rätt förberedelser för både dig som chef och dina medarbetare kan mötet ske på ett bra sätt.

Tips inför samtalet:

• Bjud in medarbetarna till samtalet i god tid så att både du och dina medarbetare kan förbereda sig. Se även till att boka in tillräckligt mycket tid, samt att ni kommer kunna sitta ostörda.
• Se till att ta ett möte med dina lönesättande kollegor för att gå igenom löneutrymmet, kollektivavtal och andra eventuella avtal. Tydliggör vad du har för mandat och befogenheter så att det inte blir några missförstånd under mötet med dina medarbetare.
• Se till att du har all dokumentation du behöver för att kunna göra en bedömning. Detta kan exempelvis vara lönepolicy, lönekriterier, medarbetarens lön, ansvar, arbetsuppgifter samt dokumentation från det gångna årets medarbetarsamtal.
• Se till att medarbetarna har tillgång till gällande lönepolicy, kriterier och annan dokumentation som beskriver grunderna för hur lönerna sätts, vilka mål och resultat medarbetaren ska uppnå för viss typ av lönesättning.
• Sammanfatta allt ovan och genom det, komma fram till en lönehöjning som är rimlig i förhållande till prestationerna från medarbetaren och lönekriterierna.
• Under själva samtalet olika reaktioner uppstå, samt att argumentation till varför lönehöjningen bör se annorlunda ut kan uppkomma. De är därför bra om du förbereder dig, hur kan medarbetaren reagera och hur skulle du hantera situationen? Missnöje handlar ofta om att medarbetaren har andra förväntningar än chefen, det är därför bra att se till att medarbetaren tagit del av lönepolicy och kriterier och att de är tydligt kommunicerade.

Tips under samtalet:

• Berätta om syftet med samtalet, strukturen och vad ni kommer gå igenom.
• Redogör för dina bedömningsgrunder och genom de summerat medarbetarens arbetsinsatser under året. Ge konkreta exempel på saker medarbetaren uppfyllt, förväntningar och vad som kan utvecklas.
• Det är viktigt att vara in lyssnade till medarbetaren och låta hen ge sin bild och hur hen upplever sina insatser, förutsättningar och sin roll inom bolaget.
• Presentera den nya lönen och hur du kommit fram till den samt motivera varför den nya lönen ser ut som den gör. Det är viktigt att berätta för medarbetaren hur hen kan påverka sin lön inför nästa löneöversyn.
• Reaktioner och argumentation kan med stor sannolikhet förekomma efter att den nya lönen presenterats, då är det viktigt att lyssna till personen men också tydliggöra varför lönen hamnat där den gjort.

Behöver du hjälp med lönepolicy, lönekriterier eller mallar för medarbetarsamtal? Tveka inte på att ta kontakt med en av våra HR-Konsulter så hjälper vi dig!